Microsoft stellt Support für Office 2021 ein

Letztes Jahr hat Microsoft den Support für Office 2016 und 2019 eingestellt, am 13. Oktober wurde offiziell der Support für Office 2021 beendet. Theoretisch können die Unternehmen zwar Office-2021-Anwendungen weiter nutzen, doch das ist nicht zu empfehlen:

• Denn es gibt künftig keine Sicherheitsupdates, Fehler-Patches oder technischen Support mehr. Die Betriebe gehen damit ein erhebliches Risiko ein. Denn neu entdeckte Sicherheitslücken werden von Microsoft nicht mehr geschlossen. Solche Sicherheitslücken können Kriminelle für einen Cyberangriff nutzen. Im besten Fall ist ein solcher Cyberangriff nur ärgerlich, zeitraubend oder teuer – im schlimmsten Fall sind die Konsequenzen für das Unternehmen existenzbedrohlich.
• Auch in der täglichen Arbeit können ab jetzt Störungen auftreten, wenn Office 2021 weitergenutzt wird: So können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn Dokumente aus neueren Versionen bearbeitet werden. Insbesondere wenn diese Dokumente aus Microsoft-365-Diensten wie Exchange Online, SharePoint Online oder OneDrive kommen.
• Zudem könnte ein notwendiges Update des Betriebssystems die alte, aber noch genutzte Office-2021-Version unbrauchbar machen.
• Thema Datenschutz: Kommt es zu einem Sicherheitsvorfall, könnte ausschlaggebend sein, ob das Unternehmen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat (DSGVO). Bei Nutzung einer abgelaufenen Office-Version spräche auf jeden Fall gegen das Unternehmen und die Einhaltung der DSGVO.

Für die Nachfolge von Office 2021 bestehen innerhalb des Microsoft-Universums zwei Möglichkeiten:

• Microsoft 365 „mieten“: MS365 arbeitet in der Cloud. Es gibt verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Modellen, z.B. Microsoft 365 Business Standard oder Microsoft 365 Business Premium. Die Bezahlung erfolgt im Abo monatlich oder jährlich. Vorteil: Der Anwender arbeitet immer mit der aktuellsten Office-Version.
• Neue Version kaufen: Versionen wie Office 2024 können wie bisher auch gekauft werden (einmalige Zahlung).

Vor der Entscheidung sollten die Kosten für Lizenzen, Schulungen und neue Hardware miteinander verglichen werden.

Außerdem muss das Unternehmen prüfen, wie Microsoft 365 datenschutzkonform genutzt werden kann. Grundsätzlich ist das möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen gewährleistet sind: Dazu müssen Rechtsgrundlagen, die Art der Datenverarbeitungen, der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag geprüft werden. Beispiele und Mustertexte für zentrale Bausteine der Datenschutzdokumentation liefert Microsoft mit. Das Durcharbeiten wird aber schnell komplex.

Als kostenfreie Alternative könnten Unternehmen LibreOffice einsetzen. Diese Open-Source-Software gehört nicht zum Microsoft-Universum, umfasst aber auch Programme für Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentationen (Impress), Datenbanken (Base) usw. Dabei wird LibreOffice lokal installiert, arbeitet also nicht in der Cloud.