E-Rechnung: Zweites BMF-Schreiben

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im Oktober 2025 ein zweites BMF-Schreiben zur E-Rechnung vorgelegt. Einige zunächst noch unklare Punkte aus dem finalen BMF-Schreiben konnten inzwischen geklärt werden, so dass sich für Bauunternehmen folgende wichtige Neuerungen ergeben:

Fehlerhafte E-Rechnungen

In Rz. 6a, 6b und 35a des BMF-Schreibens wird nun deutlich zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern in der E-Rechnung unterschieden und die jeweiligen Rechtsfolgen werden dargestellt.

Rn. 6a: Ein Formatfehler liegt vor, wenn das Rechnungsformat nicht mit EN 16931 übereinstimmt. Folge: Es handelt sich nicht um eine „e-Rechnung“, sondern um eine „sonstige Rechnung“. Eine sonstige Rechnung darf 2026 noch akzeptiert werden. Ab 2027 müssen solche Rechnungen zurückgewiesen werden, weil „sonstige Rechnungen“ dann nicht mehr erlaubt sind. Zur Prüfung sollen die Betriebe ein Validierungstool verwenden (prüft gegen EN 16931).

Rn. 35a: Ein Inhaltsfehler liegt vor, wenn in Pflichtfeldern (§ 14 UStG) materiell falsche Angaben eingestellt sind. Wenn inhaltliche Pflichtangaben nicht erfüllt sind, dann muss die Rechnung zurückgewiesen werden (z.B. falscher Steuersatz oder Leistungsbeschreibung).

Validierung von E-Rechnungen

Hinsichtlich der Validierung von E-Rechnungen hat das BMF eine Vertrauensschutzregelung eingeführt: Eine Validierung der Rechnung ersetzt zwar nicht die Pflichten des Rechnungsempfängers hinsichtlich der Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Ein Validierungstool dient hierbei lediglich als Unterstützung. Bei der Validierung von E-Rechnungen mittels eines geeigneten Validierungstools darf der Rechnungsempfänger aber auf das Ergebnis der Validierung vertrauen. Als Nachweis der Validierung bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzuheben (vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 1 S. 13-neu UStAE).

Validierungstools bieten z.B. die KoSIT unter GitHub – itplr-kosit/validator: Validiert XML-Dokumente mit XML Schema und Schematron an oder die Finanzverwaltung Baden-Württemberg unter E-Rechnungs-Validator

E-Rechnungspflicht auch bei Option zur Steuerpflicht

In Rz. 17 des BMF-Schreibens wird nunmehr klagestellt, dass die E-Rechnungspflicht auch gilt, wenn die Leistung nur aufgrund einer Option (§ 9 Abs. 1 UStG) steuerpflichtig ist, z. B. bei grundsätzlich steuerfreien Vermietungsumsätzen, für die der leistende Unternehmer auf die Steuerfreiheit verzichtet.

Umfang der Leistungsbeschreibung

Nach Auffassung des BMF müssen alle umsatzsteuerlich relevanten Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Die bisherige Regelung, wonach eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen kann, aus denen sich die Rechnungspflichtangaben insgesamt ergeben, ist auf E-Rechnungen nicht anwendbar.

Diese Verschärfung stellt die Betriebe in der Praxis vor erhebliche Herausforderungen, da somit in der E-Rechnung nicht anstelle der Leistungsbeschreibung auf Leistungsverzeichnisse und Lieferscheine verwiesen werden kann.

Das BMF hat in Rz. 35 des BMF-Schreibens dazu folgendes aufgenommen: Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen (vgl. hierzu Abschnitt 14.5 Absatz 15 und Abschnitt 15.2a Absatz 4 und 5 UStAE), die die Kontrollfunktion der Rechnung gewährleisten können. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV.

Hinsichtlich der Kontrollfunktion der Rechnung wird auf Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE verwiesen. Darin heißt es: Die Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, sollen es der Finanzverwaltung insbesondere ermöglichen, die Entrichtung der geschuldeten Steuer und das Bestehen des Vorsteuerabzugsrechts zu kontrollieren (Kontrollfunktion der Rechnung, vgl. EuGH-Urteil vom 15. 9. 2016, C-516/14, Barlis 06). Die Angaben hinsichtlich Art und Umfang der Leistung müssen deshalb hinreichend detailliert sein, damit sie dieser Kontrollfunktion gerecht werden. Lt. des vorgenannten EuGH-Urteils verlangen die europäischen Vorschriften jedoch nicht, dass die konkreten erbrachten Dienstleistungen erschöpfend beschrieben werden müssen.

Bei größeren Bauvorhaben, bei denen die oben beschriebene „knappe Leistungsbeschreibung“ nicht aussagekräftig genug ist (Beispiel: Bau eines Geschäftshauses im Rosenweg 6 in Berlin, Leistungen vom 4. März bis 6. April 2026, Aufmaß vom 7. April 2026, siehe rechnungsergänzende Unterlagen im Anhang), sollte eine Zusammenfassung der LV-Obertitel im strukturierten Teil der Rechnung ausreichen. Dies sollte sich von den Softwarefirmen leicht umsetzen lassen, weil viele Rechnungen bereits heute mit einer Zusammenfassung der LV-Obertitel mit den dazugehörenden Positionssummen enden (anschließend folgt die Rechnungssumme netto, Umsatzsteuer und Rechnungssumme brutto sowie der Abzug bereits erfolgter Abschlagszahlungen).

Rechnungsberichtigung durch den Auftraggeber (Rn. 49)

• Änderung des Entgelts:

Bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage im Sinne von § 17 UstG ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Beispiele hierfür sind Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die abgerechnete Leistung oder eine Rückgängigmachung einer Leistung im Sinne des § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG, vgl. Rz. 51a des BMF-Schreibens.

• Änderung von Leistungsart oder – umfang:

Das BMF bleibt jedoch bei seiner Auffassung, dass Änderungen in der Leistungsbeschreibung (Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt, z. B. relevante Aufmaßänderungen in einer Rechnung über eine Bauleistung) die Ausstellung einer berichtigten Rechnung durch den Auftragnehmer erfordern. Der bisherige Einigungsprozess bei Rechnungen in der Bauwirtschaft („Rotstift“: Leistender stellt eine Rechnung aus, Leistungsempfänger korrigiert das Aufmaß handschriftlich, der Leistende macht sich die Änderungen zu eigen, stellt aber keine geänderte Rechnung) lässt sich nicht auf die E-Rechnung übertragen.

Das BMF schlägt daher im BMF-Schreiben vor, dass diese Rechnungsberichtigung alternativ auch in Form einer (elektronischen) Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen kann (§ 14 Absatz 2 Sätze 5 und 6 UStG). Ob dies insbesondere in der Bauwirtschaft ein gangbarer Weg ist, muss sich in der Praxis erst noch zeigen; schließlich bedarf es vorher einer Vereinbarung mit dem Bauherrn, der die digitale Gutschrift ausstellen soll.

Bis 31.12.2026 gilt noch eine Übergangsfrist, in der weder E-Rechnungen ausgestellt werden müssen, noch müssen E-Rechnungen zwingend digital korrigiert werden. Die genannte Sonderregelung für das Baugewerbe („Rotstift“: Leistender stellt eine Rechnung aus, Leistungsempfänger korrigiert das Aufmaß handschriftlich, der Leistende macht sich die Änderungen zu eigen, stellt aber keine geänderte Rechnung) kann also, da hat das BMF zugestimmt, bis 31.12.2026 genutzt werden.

Ab 2027 muss entweder der Auftragnehmer eine digitale Korrekturrechnung schreiben (Type Code 384) oder der Bauherr eine digitale Gutschrift. Wenn der Auftragnehmer korrigiert, kann er entweder die E-Rechnung komplett neu ausstellen oder er kann einzelne Rechnungspositionen korrigieren. Wenn der Bauherr eine digitale Gutschrift erstellt, dann bildet diese zusammen mit der Originalrechnung die komplette E-Rechnung. Die Gutschrift des Bauherrn erlangt im Übrigen nur Gültigkeit, wenn sich beide Parteien über den Betrag einig sind (ansonsten kann der Auftragnehmer der Gutschrift widersprechen).

Für die bislang fehlende Möglichkeit der hierarchischen Gliederung der LV-Positionen samt Positionsnummern gibt es inzwischen das Format „XRechnung extension„, das eine komplette Baurechnung im strukturierten Teil darstellen kann. Das Format „ZUGFeRD extented“ soll dies seit Dezember 2025 ebenfalls im Repertoire haben.

Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung

2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf