Wie ein Bautagesbericht per Spracheingabe entsteht

Mehr als zwei Drittel aller Baubeteiligten nutzen in Deutschland laut Bauinfoconsult WhatsApp regelmäßig für Projektabsprachen. Was auf der Baustelle also längst Alltag ist, bleibt im Büro oft unstrukturiert liegen. Das Dortmunder Startup Valoon (www.valoon.chat) zeigt, wie sich genau dieser gewohnte Kanal für Bautagesberichte, Fotodokumentation und mehrsprachige Teams nutzen lässt – ohne dass Handwerker eine neue App lernen müssen.

Bericht erstellen per Spracheingabe

Feierabend auf der Baustelle bedeutet für viele auf der Baustelle noch immer: Handy weg und Bautagesbericht händisch ausfüllen. Wetter, Arbeitszeiten, eingesetztes Personal, Gerätelaufzeiten, verbaute Mengen, Besonderheiten – Zeile für Zeile von Hand.

Mit der Speech-to-Report-Funktion von Valoon entfällt dieser Schritt. Der Handwerker auf der Baustelle öffnet WhatsApp, wählt über das Menü die passende Vorlage, etwa den Bautagesbericht, und spricht den Tag einfach ein: „Wir waren von 7 bis 18 Uhr auf der Baustelle, mit einer Stunde Pause. Vor Ort waren vier Kollegen, der Bagger lief sechs Stunden, der Radlader drei. Wir haben eine Bodenplatte betoniert, dafür sieben Tonnen Betonstahl und 40 Kubikmeter Beton verbaut.“ Eine KI ordnet die gesprochenen Angaben automatisch den passenden Feldern zu, zieht die Wetterdaten des Tages dazu und erstellt daraus ein fertiges PDF-Dokument.

Der Nutzer muss die Eingaben nur noch kontrollieren, kann bei Bedarf Fotos ergänzen und den Bericht abschließen. Das funktioniert unabhängig von der Muttersprache: Die KI erkennt die gesprochene Sprache, füllt die Felder in deutscher Sprache aus. Im Büro kommt der Bericht so an, wie er gebraucht wird – ohne dass am Ende des Tages noch jemand am Schreibtisch sitzen muss, um Handschriftliches abzutippen.

Fotos, die wissen, wohin sie gehören

Bei Mathias Klinke Sanitär und Heizungstechnik dokumentiert Anlagenmechaniker Marcel Bogacki-Undeutsch Serviceeinsätze schon länger über WhatsApp – Fotos von Heizkörpern, Wärmepumpen oder Rohrführungen, dazu Sprachnachrichten mit Aufmaßen. Neu ist, dass diese Informationen nicht mehr im Chatverlauf verschwinden.

Valoon ordnet jedes Foto und jede Nachricht automatisch dem passenden Projekt zu, versieht sie mit Zeitstempel und Absender und legt sie in einer strukturierten Projektakte ab. Der Nutzer gibt vor dem Schreiben lediglich an, welche Baustelle oder welches Projekt gemeint ist – den Rest übernimmt die Zuordnung im Hintergrund. Auf der Plattform kann sich jeder aus allen eingehenden Nachrichten gezielt die eigenen Baustellen heraussuchen und nur deren Verlauf lesen.

„Ich schicke das Foto direkt aus dem Transporter – Valoon ordnet es automatisch dem Auftrag zu. Das spart mir den ganzen Papierkram hinterher“, beschreibt Bogacki-Undeutsch die Arbeitsweise. Im Büro entsteht dadurch erstmals ein vollständiger Überblick über laufende Aufträge, ohne dass jemand Fotos aus einzelnen Chats zusammensuchen oder Stundenzettel nachträglich zuordnen muss.

Verständigung ohne Sprachbarriere

Auf vielen Baustellen arbeiten heute Teams aus mehreren Ländern zusammen. Gerade bei sicherheitsrelevanten Absprachen oder Detailfragen führen Sprachbarrieren schnell zu Missverständnissen.

Bei der Alu Group, einem Spezialisten für Aluminium-Fassadensysteme mit Produktion in der Türkei, Logistik in Hamburg und Montageteams in New York, war genau das lange ein Bremsklotz. Chinesische Monteure in New York, türkische Produktion, deutsche Koordination in Hamburg – drei Sprachen, drei Zeitzonen. Valoon übersetzt Nachrichten automatisch: Jeder schreibt oder spricht in seiner Muttersprache, die Antwort kommt beim Empfänger in dessen eigener Sprache an. „Die Übersetzung ist perfekt, sie hilft uns enorm, in mehreren Sprachen zusammenzuarbeiten“, fasst es Leonidas Tsangouridis zusammen, der für die Alu Group die Produktion in der Türkei steuert. Kombiniert mit der automatischen Projektzuordnung entsteht so ein Informationsfluss, der nicht nur schneller, sondern auch nachvollziehbarer wird.

Kein neues System, dafür mehr Struktur

Für die Anwender auf der Baustelle ändert sich an der gewohnten Nutzung von WhatsApp nichts. Empfänger der Nachricht ist dabei nicht die WhatsApp-Gruppe bei Meta in den USA, sondern Valoon selbst, gehostet in Frankfurt. Die Datenverarbeitung erfolgt damit DSGVO-konform.

Ob Bautagesbericht, Fotodokumentation oder mehrsprachige Teams: Alle drei Funktionen setzen an einem Werkzeug an, das auf den meisten Baustellen ohnehin schon läuft, und machen daraus eine belastbare Projektdokumentation. Valoon wird heute bereits auf über 3.000 Baustellen in mehr als 15 Ländern eingesetzt, vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Großprojekt.

Wer sich davon selbst ein Bild machen möchte, findet weitere Informationen unter www.valoon.chat.