eRechnung ab 2025 Pflicht: Checkliste für Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Neuerung im Bereich der Rechnungsstellung in Kraft: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen (eRechnungen) im B2B-Bereich zu empfangen. Eine eRechnung unterscheidet sich von einem einfachen PDF-Dokument dadurch, dass sie einem strukturierten Format entspricht, welches den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 genügt. In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) diese Anforderungen.

Rechnungseingang

Für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, besteht ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht, eRechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren zu können. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine eingehenden eRechnungen abgelehnt werden dürfen. Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur rechtzeitig aufrüsten, um diese Anforderungen zu erfüllen und den reibungslosen Empfang und die Verarbeitung von eRechnungen sicherzustellen.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. So sind Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden von der Pflicht ausgenommen. Auch für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG steuerfreie Umsätze besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Rechnungsausgang

Auch beim Rechnungsausgang gibt es wichtige Neuerungen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, eRechnungen zu erstellen und zu versenden. Für die Ausstellung von Rechnungen sind jedoch Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis einschließlich 2027 für Unternehmen vorgesehen. Spätestens ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, ihren Geschäftspartnern eRechnungen auszustellen. Für Unternehmen mit geringeren Umsätzen gilt diese Pflicht erst ab Januar 2028. Bis dahin dürfen noch Papierrechnungen und PDF-Dokumente als sogenannte „sonstige Rechnungen“ verwendet werden, allerdings ausschließlich im B2C-Bereich, also gegenüber Privatpersonen.

Während für den Rechnungsausgang Übergangsfristen bestehen, gibt es für den Rechnungseingang keine solche Frist. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme ab Anfang 2025 bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Die Pflicht zur Einführung von eRechnungen markiert einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung im deutschen Mittelstand. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, können nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch langfristig von effizienteren Prozessen und Kosteneinsparungen profitieren.

Die DATEV hat zusammen mit dem ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) eine Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen erarbeitet: „Wie die Umstellung von Papier-Rechnungen auf eRechnungen erfolgreich gelingt. In 4 Schritten zur eRechnung“

Checkliste eRechnung: Wie die Umstellung von Papier-Rechnungen auf eRechnungen erfolgreich gelingt. In 4 Schritten zur eRechnung

Checkliste_eRechnung.pdf

Umsetzung der elektronischen Rechnung im Betrieb

Kostenfreie Online-Infoveranstaltung am 14.11.2024 um 15 Uhr, Programm & Anmeldung:

https://bauwirtschaft-hessen.de/events/umsetzung-der-elektronischen-rechnung-im-betrieb/