eRechnung: neue Version 3.0.1 des XRechnungsformats

Der ZDB berichtete in den letzten 10 Jahren beim Thema eRechnung auch mehrmals über ZUGFERD. Das ZUGFERD-Format ist eine alternative Möglichkeit, eRechnungen zu versenden. Das Besondere dabei: Neben der nur elektronisch lesbaren XML-Datei der Rechnung wird auch eine für Menschen lesbare PDF-Datei mitgesendet. Die ZUGFERD-Initiative stellt auf ihrem ZF/FX Invoiceportal (www.zugferd-community.net) unter anderem auch die Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen im X-Rechnungsformat zu erstellen.

eRechnungen via X-Rechnungsformat

Am 1. Februar 2024 wurde die neueste Version der XRechnung veröffentlicht, die Version 3.1.0. Dieses sog. Major Release führt neue Pflichtfelder ein, die von der öffentlichen Verwaltung verlangt werden. Informationen, die zuvor optional waren, müssen nun zwingend angegeben werden, um eine gültige XRechnung zu erstellen.

Mit der aktuellen Version 3.0.1 verlieren alle vorherigen XRechnungs-Versionen ihre Gültigkeit. Das heißt: Rechnungen in älteren Versionen können von öffentlichen Verwaltungen abgelehnt werden. Mit 3.0.1 können elektronische Rechnungen im XRechnungsformat an alle Empfänger gesendet werden, die mit dem Bundesportal ZRE oder dem OZG-RE-Portal verbunden sind.

Mit der neuen Version 3.0.1 wurden einige Änderungen wirksam, darunter die Pflicht, die E-Mail-Adresse des Käufers bzw. Rechnungsempfängers in der Rechnung anzugeben. Außerdem wurden Angaben und Felder im Zusammenhang mit der Gewährung von Nachlässen spezifiziert.

Die Spezifikationen für die Version 3.0.1 finden Sie auf der Website der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT): https://xeinkauf.de.

Neben der Verwendung des deutschen XRechnungsformats (z.B. im Anhang einer eMail) können gültige („valide“) eRechnungen auch über das PEPPOL-Netzwerk versendet werden. Das erleichtert vor allem den internationalen Austausch von elektronischen Rechnungen.

eRechnungen via PEPPOL

Die Änderungen der Felder hängen mit der Angleichung zwischen Peppol BIS Billing und dem Standard XRechnung zusammen. Peppol BIS Billing ist das Pendant zur XRechnung bei der Übermittelung von eRechnungen via Peppol. Durch die Angleichung des Standards XRechnung und die gleichzeitige Aufnahme in das Peppol-Regelwerk sind die beiden Formate XRechnung und Peppol BIS Billing nun fast deckungsgleich. Dies war vorher nicht der Fall und hat ausländische Rechnungssteller vor große Herausforderungen gestellt, eine korrekte Rechnung nach Deutschland zu übermitteln.

Beispielrechnungen im X-Rechnungsformat

Eine Möglichkeit, sich mit den neuen Anforderungen der Version 3.0.1 vertraut zu machen, besteht darin, sich Beispielrechnungen anzusehen, die bereits nach den neuen Richtlinien erstellt wurden. Auf diese Weise kann man konkret erkennen, wie die Pflichtfelder auszufüllen sind. Beispielrechnungen im Standard XRechnung, die der neuen Version entsprechen, finden Betriebe bei der Koordinierungsstelle für IT‑Standards (KoSIT) in der XRechnung-Testsuite https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-testsuite.

Weitere Informationen zum Standard XRechnung bietet die Webseite XStandards Einkauf, https://xeinkauf.de/faq/peppol.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat ebenfalls ein Schreiben zur neuen Version der XRechnung veröffentlicht, https://www.e-rechnung-bund.de/standard-xrechnung-3-0-1