GoBD: FAQ-Katalog zur digitalen Aufbewahrung

Die ordnungsmäßige Aufbewahrung von digitalen Unterlagen stellt die Betriebe regelmäßig vor Herausforderungen, denn die Beantwortung von Detailfragen ist sehr anspruchsvoll: Welche Unterlagen sind wie lange aufzubewahren? Welche Anforderungen stellen Handelsrecht und GoBD an Ordnung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit? Dürfen Papierbelege nach dem Einscannen entsorgt werden? Wie ist mit E-Mails, Vorsystemen, Konvertierung, Systemmigration oder den Zugriffsarten im Prüfungsfall umzugehen? Braucht man unbedingt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Archivierung von Rechnungen?

Die FAQ-Sammlung „Allgemeine digitale Aufbewahrung“ der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) beantwortet typische Fragen rund um das Aufbewahren von Unterlagen – vor allem zu den handels- und steuerrechtlichen Pflichten (inklusive GoBD) sowie zu Themen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Insbesondere das Kapitel 1.2 enthält viele wichtige Hinweise, wie mit digitalen Dokumenten, Rechnungen und Mails umzugehen ist. Auch zur Archivierung ohne DMS gibt es in Abschnitt 1.2.20 Hinweise.

Die aufgeführten Fragen und Antworten sind nicht abschließend und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es handelt sich beim FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer um eine Praxishilfe zur Orientierung ohne rechtsverbindlichen Charakter. In Zweifelsfällen oder bei besonderen Konstellationen kann eine gesonderte rechtliche Prüfung notwendig sein, um Rechtssicherheit zu erlangen. Die Inhalte des FAQ-Katalogs orientieren sich an der jeweils aktuellen Rechtslage. Gesetzesänderungen, neue Verwaltungsauffassungen oder Gerichtsentscheidungen werden im Rahmen laufender Aktualisierungen eingearbeitet.

FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung Stand 03/2026

FAQ_allgemein_digitale_Aufbewahrung.pdf