Elektronische Rechnungen: Pflicht ab November 2020

eRechnungen an den Bund müssen über das ZRE-Portal gesendet werden. Rechnungen an die Bundesländer werden dagegen uneinheitlich gehandhabt. In den meisten Bundesländern kurzfristig (noch) keine Pflicht zur eRechnung.

Über die Verpflichtung von Auftragnehmern, ihre Ausgangsrechnungen an den Bund ab 27. November 2020 digital zu stellen hatten wir schon mehrfach berichtet.

Die elektronische Rechnung muss im Format XRechnung erstellt und über das ZRE-Portal des Bundes gesendet bzw. hochgeladen werden. Darüber hinaus können die eRechnungen auch über PEPPOL an den Empfänger gesendet werden: PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) vgl. https://peppol.eu/what-is-peppol/ ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Rechnungs- und Vergabeverfahren innerhalb der EU. Es bietet die Möglichkeit, u.a. XRechnungen im automatisierten Informationsaustausch (Maschine-zu-Maschine-Kommunikation) medienbruchfrei zu übermitteln. Auch die derzeit laufende Überarbeitung der digitalen Umsetzung der eVergabe wird voraussichtlich an PEPPOL angebunden werden.

Für die Bundesländer stellt der Bund ein baugleiches Portal (OZG-RE) zur Verfügung, über das die Bundesländer ihre Rechnungen empfangen sollen. Viele Bundesländer stellen aber eigene Regeln auf, wie sie eRechnungen ihrer Auftragnehmer entgegennehmen werden. Die überwiegende Mehrzahl der Länder verlangt vorerst keine elektronischen Rechnungen von ihren Auftragnehmern, kann diese aber durchaus – wie vom Gesetzgeber verlangt – entgegennehmen und verarbeiten.

• Alle bislang bekannten Details hat der ZDB in einer Unternehmer INFO Bau vom Januar dieses Jahres zusammengefasst (siehe Anhang).
• Inzwischen hat der Bund auch eine praktische Bedienhilfe für das ZRE-Portal veröffentlicht (siehe Anhang).
• Außerdem bietet das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) umfangreiche Informationen auf seiner Webseite https://www.ferd-net.de/faqs/fragen-zur-erechnung-im-b2g-bereich/index.html. An dem kürzlich veröffentlichten Leitfaden „Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen“ hat auch der ZDB mitgeschrieben (siehe Anhang). Neben technischen und organisatorischen Umsetzungsmöglichkeiten wird auch der rechtliche Rahmen erläutert. Interessant sind zudem die Fallbeispiele aus Wirtschaft und Verwaltung, die verdeutlichen, welche Erleichterungen die elektronische Rechnung mit sich bringt. Der Leitfaden kann als Broschüre auch kostenfrei bestellt werden unter https://www.awv-net.de/front_content.php?idart=3589&idcat=108&changelang=1.
• In diesem Zusammenhang wurden auch Bund-Länder-Steckbriefe mit spezifischen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in den Bundesländern veröffentlicht: https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/index.html.

Wir empfehlen denjenigen Bauunternehmen, die für den Bund arbeiten, dringend, sich mit der Umsetzung der XRechnung vertraut zu machen. Die Kapazitäten der IT-Dienstleister sind begrenzt. Es besteht dort die Befürchtung, dass Unternehmen, die die elektronische Rechnung auf den letzten Drücker im Herbst implementieren wollen, aus Mangel an Kapazitäten nicht unterstützt werden können.