eRechnungen ab 2025: DATEV informiert

Die DATEV gibt einen aktuellen Überblick über die Anfang 2025 anstehende eRechnungspflicht im B2B-Bereich:

Es gibt wichtige Neuigkeiten zu kaufmännischen Rechnungen, die Unternehmerinnen und Unternehmer kennen sollten. Bereits seit November 2020 müssen Unternehmen ihre Rechnungen an Bundes- und einige Länderbehörden in einem vorgegebenen digitalen Format zustellen. Jetzt soll eine ähnliche Regelung auf Geschäftsrechnungen zwischen Unternehmen, dem sogenannten B2B-Bereich, ausgedehnt werden. Momentan haben Unternehmen theoretisch noch die Freiheit, Papier-, PDF- oder elektronische Rechnungen zu verwenden. Das ändert sich nun.

Ab dem 1. Januar 2025 werden Unternehmen verpflichtet sein, Rechnungen an Geschäftskunden nur noch elektronisch auszustellen. Warum? Weil so Betrug insbesondere bei der Umsatzsteuer verhindert und eine dadurch verursachte Steuerlücke von geschätzten 23 Milliarden Euro geschlossen werden kann. Zu einem späteren Zeitpunkt soll zudem ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, über das Rechnungsdaten mit der Finanzverwaltung geteilt werden.

Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Regeln, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind, erfüllen. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung in DATEV-Anwendungen erfüllen bereits diese Norm. Die geplanten neuen Regelungen bringen insbesondere für kleinere Unternehmen den Vorteil, dass sich die Rechnungsaussteller keine Gedanken mehr darüber machen müssen, in welchem Format die elektronische Rechnung an den Rechnungsempfänger übermittelt werden muss. Da die Norm ein europäischer Standard ist, gilt dies zudem nicht nur für Rechnungen im Inland, sondern auch für Rechnungen im gesamten EU-Binnenmarkt.

Hier sind die wichtigsten Punkte laut dem Entwurf, der am 17. November 2023 vom Bundestag beschlossen wurde:

1. Januar 2025

Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Die eRechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der EN 16931 entspricht, ist der Standard im B2B-Geschäft – für steuerbare und steuerpflichtige Leistungen (außer Fahrausweise und Kleinstbetrag-Rechnungen). Das bisher notwendige Einholen einer Einwilligung der Rechnungsempfänger entfällt. In den ersten beiden Jahren dürfen noch Papierrechnungen genutzt werden, für den Versand anderer elektronischer Rechnungsformate (PDF etc.) ist die Einwilligung des Empfängers notwendig. In einer Übergangsphase gelten weitere Ausnahmen insbesondere für Kleinstunternehmen.

1. Januar 2027

Alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro-Vorjahresumsatz dürfen ausschließlich nur noch B2B-eRechnungen ausstellen. Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro-Vorjahresumsatz können noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden.

1. Januar 2028

Die letzten Ausnahmen fallen weg. Nun müssen alle Unternehmen im B2B-Geschäft für steuerbare und steuerpflichtige Leistungen (außer Fahrausweise und Kleinstbetrag-Rechnungen) eRechnungen versenden und empfangen und über ein Meldesystem wichtige Daten an die Finanzverwaltung weitergeben. Auch EDI-Verfahren bleiben zulässig, sofern sichergestellt ist, dass sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Was bedeutet das für mittelständische Unternehmen?

Wie können kleine und mittlere Unternehmen sicherstellen, dass sie auch in Zukunft ihre Rechnungen rechtssicher erstellen und austauschen – und gleichzeitig ihre kaufmännischen Prozesse digitaler und effizienter gestalten?

Es ist ratsam, schon jetzt auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Software-Lösungen wie die von DATEV bieten komfortable Möglichkeiten, eRechnungen in den gängigen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 zu erstellen, automatisch vorzubereiten, richtig zu versenden und zu empfangen.

Unternehmen sollten prüfen, ob die bereits heute in ihrem Betrieb eingesetzten Software-Lösungen eine eRechnungs-Funktionalität bieten. Ist zum Beispiel DATEV Unternehmen online im Einsatz, ist das gegeben. Damit können eRechnungen archiviert und wichtige Informationen automatisiert für Buchführung oder Zahlungen genutzt werden.

DATEV bietet heute schon sowohl auf der Rechnungseingangs- als auch auf der Rechnungsausgangsseite Unterstützungsmöglichkeiten, die bei der Erstellung sowie beim Empfang und der Weiterverarbeitung von eRechnungen helfen. Mit Lösungen wie DATEV Mittelstand und DATEV Auftragswesen next können elektronische Rechnungen einfach und schnell per Knopfdruck normkonform und entsprechend den Vorgaben des Rechnungsempfängers erzeugt und zugestellt werden – ohne Zusatzkosten.

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Aktuelle Informationen zum Thema stehen unter www.datev.de/e-rechnung zur Verfügung.

Wer darüber hinaus auf der Suche nach ergänzenden Softwarelösungen ist, etwa für spezielle Branchen-Anforderungen, für den lohnt sich auch ein Blick auf den DATEV-Marktplatz www.datev.de/web/de/m/marktplatz/. Hier werden Partnerlösungen der DATEV gelistet, die die DATEV-Produkte sinnvoll ergänzen. Über technisch geprüfte Schnittstellen sind die Partnerlösungen optimal mit DATEV-Software verzahnt.

(Quelle: DATEV, 15. Dezember 2023)