eRechnung: Umsetzung und Softwareüberblick

Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können (B2B).

Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) stellt umfassende Informationen zu Überblick, Softwarelösungen und Umsetzungsschritten im Bereich eRechnungsempfangspflicht bereit, damit sich die Betriebe optimal darauf vorbereiten können.

I. Maschinenlesbare Rechnungsformate

Eine elektronische Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, wird elektronisch übermittelt und empfangen – und muss eine elektronische Verarbeitung beim Empfänger ermöglichen. Als strukturiertes Format sind alle XML-Formate gemäß der Norm EN 16931 zulässig, insbesondere

• XRechnung (nur strukturierte XML-Daten) und
• ZUGFeRD: hybrides Format, bestehend aus einer PDF-Datei (= Bild) mit integrierter XML-Datei (= strukturierte Daten). Dadurch ist die ZUGFeRD-Rechnung sowohl für das menschliche Auge lesbar (PDF-Datei), als auch maschinenlesbar (XML-Datei). Geschäftskunden lesen die strukturierten XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung automatisiert in ihre Buchhaltung ein. Privatkunden werden dagegen eher die PDF-Datei öffnen und prüfen. Das ZUGFeRD-Format entspricht der Norm EN 16931 ab Version 2.1, allerdings nur in den kostenpflichtigen Profilen comfort und extended.

Empfangspflicht heißt nicht, dass die Rechnung digital verarbeitet werden muss. Sie muss maschinenlesbar sein und verarbeitet werden können. Und sie muss digital im XML-Originalformat archiviert werden. Selbstverständlich ist es aber deutlich effizienter, eine digital eingehende Rechnung, die digital bezahlt und digital archiviert wird, über den ganzen Prozess auch digital zu verarbeiten.

„Archivieren“ ist langfristiges Speichern in unveränderter Form, wobei die Rechnung zeitnah nach dem Eingang gespeichert werden muss, und zwar im Originalformat und unveränderbar über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren. Jede Änderung muss lückenlos dokumentiert werden („Historie“). Das nennt man „gobd-konform“ (GoBD sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung sowie zum Datenzugriff).

Word- oder Excel-Rechnungen gelten als nicht gobd-konform und sind daher unzulässig, da bei diesen Dateien Veränderungen ohne Änderungshistorie möglich sind.

Im Regelfall wird zum Archivieren ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich sein, weil es sehr schwierig ist, eine reine Dateiablage im Verzeichnis gobd-konform („revisionssicher“) zu gestalten.

Aus diesen Erläuterungen ergeben sich die Funktionen von Tools für eRechnungen:

XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung …

1. … empfangen
2. … lesbar machen (Viewer) und formal prüfen
3. … sachlich und kaufmännisch prüfen sowie freigeben
4. … archivieren
5. … erstellen und versenden

II. Umsetzung

Zum 1.1.2025 brauchen die Betriebe mindestens

• ein zentrales Mail-Postfach für die eingehenden elektronischen Rechnungen, z.B. RE@meier-bau.de („RE“ soll hier für Rechnungseingang stehen).
• ein Tool, um die eRechnung lesbar zu machen (Viewer).
• ein digitales Archiv, um die eRechnungen gobd-konform zu archivieren.

Bevor Sie aber nun ein IT-Tool, eine Software o.ä. kaufen, prüfen Sie bitte zunächst,

• ob die bei Ihnen vorhandene Software bereits mit eRechnungen umgehen kann – vielleicht haben Sie das Modul bisher nur nicht genutzt? Die meisten ERP-Softwareanbieter haben die eRechnung umgesetzt und bieten Module, mit denen XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellt und versendet bzw. empfangen und archiviert werden können. Das gilt auch für die klassischen Buchhaltungsprogramme, bis hin zu LexOffice oder SAGE.
• Wenn das nicht der Fall ist, fragen Sie die Ihnen bekannten Anbieter von Software, die Sie im Haus haben, ob sie eRechnungslösungen anbieten.
• Und erst, wenn das auch nicht der Fall ist, machen Sie sich auf die Suche nach einem neuen Softwareanbieter. Sprechen Sie auch mit Ihrem Steuerberater. Legen Sie dann im Vorfeld genau fest, welche Funktionen Sie benötigen, und lassen Sie sich nicht von einem Verkäufer auf der Messe überreden! Idealerweise testen Sie die Software erst, ob alle damit umgehen können und ob sie alles kann, was Sie brauchen – bevor Sie sie kaufen oder ein monatliches Abonnement unterschreiben.

Technisch betrachtet haben Sie bei Tools für die eRechnung folgende Möglichkeiten:

• lokale Installation des Tools oder der Software auf dem eigenen Server
• Nutzung einer Plattform im Internet
• Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, der Ihre Rechnungen verarbeitet und versendet.

III. Softwareüberblick

Für den Fall, dass Sie neue IT-Tools brauchen, haben wir für jeden Funktionsbereich (oben 1-5) Vorschläge zusammengestellt, welche Softwaretools oder Plattformen für Baubetriebe grundsätzlich in Frage kommen. Damit ist keine Empfehlung dieser Tools verbunden. Die genannten Preisspannen sind unverbindlich.

1. Kostenlose Viewer und Validatoren

Mit einem Viewer kann man die eRechnung lesbar machen. Validatoren prüfen darüber hinaus, ob die eRechnung formal richtig ausgestellt ist, also das richtige Datenformat vorliegt, alle Pflichtfelder belegt, alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten etc.

• Quba Viewer: kostenfrei, empfohlen vom Wirtschaftsministerium, lokale Installation; leider keine PDF-Ausgabe und kein Druck, nur Auslesen der Rechnungsdaten in eine Tabelle; ferner: Validierung www.quba-viewer.org
• Ultramarinviewer: wie Quba, aber nur Viewer, keine Validierung www.Ultramarinviewer.de
• RIB Viewer: Viewer + Validierung, kostenlos aber nur für wenige Rechnungen www.xrechnung.rib.de
• Mustang: kostenloser Viewer + Validierung www.mustangproject.org

2. Kostenlose Portale zur Erstellung von XRechnungen

• bund.de | Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), OZG-RE (Länder),
• Service-Portal Baden-Württemberg und Service Portal Bayern
• Deutsche Bahn XRechnungsgenerator Deutsche Bahn

Auf den meisten kostenfreien öffentlichen Portalen ist ausschließlich eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten möglich. Die fertige XRechnung kann anschließend heruntergeladen werden. Sie müssen also alle Daten „abschreiben“ und können keine Ausgangsdaten importieren bzw. Rechnungen hochladen und konvertieren. Diese Portale eignen sich daher nur für wenige Rechnungen im Jahr.

Das gleiche gilt für die gewerblichen Anbieter PDF24 oder WISO Mein Büro: Bei PDF24 können Sie immerhin bereits erstellte eRechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) als Vorlage hochladen, überschreiben und so wiederverwenden. WISO Mein Büro kann kostenfrei eRechnungen erstellen und empfangen. Zusatzfunktionen sind kostenpflichtig.

Für KMU geeignet – zumindest als Übergangslösung – ist auch die neue DATEV eRechnungsplattform, für die sich jedes Unternehmen kostenlos registrieren kann unter DATEV E-Rechnung: digital und effizient. Dort kann man sich sowohl zum DATEV eREchnungspostfach anmelden (kostenfrei bis 30.06.2025) als auch zur DATEV eRechnungsschreibung (5 € pro Jahr).

• DATEV E-Rechnungsschreibung: eRechnungen erstellen oder hochladen, versenden per Mail, über TRAFFIQX- oder PEPPOL-Netzwerk (5 € pro Jahr). Wir werden über die DATEV-Angebote zur eRechnung in einem separaten Rundschreiben informieren.

3. Kostengünstige Basislösungen mit mehreren Funktionen

• DATEV eRechnungs-Postfach: kostenfrei bis 30.06.2025, Empfang von XRechnung, ZUGFeRD oder PDF-Rechnung, Auslesen der Datenfelder (Viewer und Validator), Schnittstellen zu Nachbarsystemen, Zusatzfunktionen gegen Aufpreis (z.B. Archiv).
• Portinvoice: kostenlos für 10 Rechnungen, Empfang, Viewer (Bild), Validierung, Schnittstellen, Archiv, 10-50 € mtl. www.Portinvoice.com
• ZUGFeRD: Empfang, Viewer, Validierung, Erstellen + Senden, Archiv, 5-25 € mtl. www.zugferd-community.net .
• Zervant: eRechnungen erstellen, senden, validieren, Angebote, Zahlungseingang, Archiv, 12-48 € mtl. www.zervant.com/de/

4. Kostengünstige Lösungen, die – fast – den gesamten Rechnungsprozess abbilden

• B4value.net: eRechnung senden + empfangen über div. Plattformen + Kanäle, in allen Formaten, ansehen + validieren, Rechnung konvertieren, Schnittstellen, Archiv b4value.net
• Invoice-Portal: eRechnungen empfangen, erstellen und versenden, per Mail, per PEPPOL, 40-120 € mtl. E-Rechnung – Invoice-Portal
• Faktoora: eRechnungen erstellen oder einlesen, versenden, ansehen + validieren, Archiv, Integration in bestehende Software, ab 9 € mtl. faktoora – Die Lösung für XRechnungen
• B2Brouter: eRechnungen empfangen, ansehen + validieren, erstellen + versenden, Archiv, kostenloses Starterpaket, sonst 100-300 € p.a. B2Brouter | Digitale Rechnungen leicht gemacht

5. Allroundlösungen mit sehr breitem Funktionsumfang

• Jobrouter: Plattform zur Digitalisierung verschiedener betrieblicher Prozesse, insbes. des Prozesses „Purchase2pay“: Rechnung empfangen, ansehen + validieren, weiterverarbeiten, prüfen + korrigieren, freigeben, Archiv, ab 390 € mtl. JobRouter | Geschäftsprozesse automatisieren

Einen vergleichbaren Funktionsumfang haben meistens auch die eRechnungsmodule der ERP-Anbieter. Dennoch arbeiten einige im Bereich digitale Rechnungsprüfung mit Jobrouter zusammen.

6. Dokumentenmanagementsysteme

Auch Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen (DMS) beherrschen grundsätzlich die eRechnung und können zusätzlich den Rechnungsworkflow im Betrieb steuern. Im Gegensatz zu den anderen genannten Anbietern, die den Prozess vom Rechnungsempfang oder der –erstellung her denken, steht bei den DMS-Lösungen die Steuerung des Rechnungsworkflows im Fokus sowie die anschließende Archivierung. Bekannte Anbieter sind hier DOCBOX, Belegebox, docuware, ELO oder d.velop.

Übertragungswege für die eRechnung

Abschließend noch ein Blick auf die Übertragungswege für eRechnungen:

• eRechnungen können per eMail gesendet und empfangen werden oder
• über das europäische PEPPOL-Netzwerk oder das TRAFFIQX-Netzwerk übermittelt werden. Oder
• der Rechnungssteller lädt die Rechnung im Kundenportal hoch (DB, ZRE Bund, OZG-RE Länder) oder
• der Rechnungssteller erstellt die Rechnung manuell im Kundenportal (ZRE Bund, OZG-RE Länder) oder
• der Rechnungssteller stellt die Rechnung im eigenen Portal zum Download durch den Kunden bereit (Telekom)

Neben den eRechnungen definiert der Gesetzgeber „sonstige Rechnungen“, das sind: Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, die per Mail empfangen werden, sowie EDI-Rechnungen. Sonstige Rechnungen laufen in den kommenden drei Jahren im Geschäftsverkehr aus (das heißt: Papierrechnungen oder eine Mail mit PDF-Rechnung dürfen dann nur noch an Privatpersonen versendet werden).

Wichtig: Im Übergangszeitraum bis 31.12.2026 dürfen im Geschäftsverkehr (B2B) zwar noch Papierrechnungen versendet werden, ohne dass es einer Zustimmung des Rechnungsempfängers bedarf. Wenn Sie aber PDF-Rechnungen per Mail an ein Unternehmen versenden wollen, benötigen Sie die Zustimmung des Rechnungsempfängers.