eRechnungen: DATEV-eRechnungspostfach startet

Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe informiert:

wir haben Sie in den letzten Monaten verstärkt über den Start der eRechnungspflicht am 1.1.2025 informiert. Ergänzend dazu stellen wir in diesem Beitrag Informationen zur neuen eRechnungsplattform der DATEV zur Verfügung.

Wir halten den gezielten Hinweis auf diese DATEV-Plattform aus verschiedenen Gründen für sinnvoll:

1. Noch immer ist ein großer Teil der Betriebe nicht auf die Pflicht vorbereitet, ab 1.1.2025 eRechnungen empfangen zu können. Dies ist unser Eindruck aus zahlreichen Gesprächen mit Betrieben in den letzten Wochen. Allmählich drängt die Zeit.
2. Nähe: Die allermeisten Betriebe haben über ihren Steuerberater ohnehin direkt oder indirekt Berührung mit DATEV-Software.
3. Qualität: Die DATEV ist als jahrzehntelanger Versorger fast aller deutschen Steuerberater über jeden Zweifel erhaben. Bedenken, ob die „Software richtig funktioniert“, brauchen Betriebe hier nicht zu haben.
4. Preis: Die DATEV-eRechnungsplattform ist bis Ende Juni 2025 komplett kostenfrei nutzbar. Sie eignet sich damit zumindest für den Einstieg in die eRechnungspflicht und den Übergang – auch wenn die Betriebe, wenn sie sich mit dem Thema befassen, auch andere interessante Anbieter für ihre Bedürfnisse finden werden.
5. Schnelligkeit: Jeder Betrieb, egal ob DATEV-Kunde oder nicht, kann sich bei der eRechnungsplattform anmelden – auch am 30.12.2024 noch – und die Services nutzen.

Im Folgenden geben wir diejenigen Informationen weiter, die uns die DATEV zur neuen eRechnungsplattform gegeben hat.

Die DATEV hat nun auch die Funktion „eRechnungspostfach“ freigeschaltet. Damit wird die eRechnungsplattform der DATEV zur Schaltzentrale für die Rechnungsbearbeitung. Das Postfach startet zunächst mit den Funktionen für den Rechnungseingang – die Komfortfunktionen für den Postausgang folgen sukzessive. Beim Austausch sorgt die eRechnungsplattform für eine sichere und virenfreie Zustellung in allen Formaten.

Der Rechnungseingangsprozess sieht dann folgendermaßen aus:

1. Neue eRechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) gelangen über das Netzwerk (PEPPOL, TRAFFIQX) oder per Mail in den Posteingang der DATEV-eRechnungsplattform. Auch eMails mit einer PDF-Rechnung können vom Posteingang noch empfangen werden.
2. Die Eingangsrechnungen sind validiert und virengeprüft. Die Validierung umfasst allerdings nur eine technische Prüfung, ob es sich um eine nach EN16931 gültige eRechnung handelt, die Vollständigkeit der Angaben nach §14 UStG wird nicht geprüft.
3. Die Rechnungen sind in der Belegübersicht im Rechnungseingang sichtbar und können per Viewer angezeigt werden.
4. Über die Programmverbindung zu DATEV Unternehmen online oder die Schnittstelle zu einer anderen FiBu-Software werden die Eingangsrechnungen für die Prüfung und Buchhaltung bereitgestellt. Beim Auslesen der Rechnungsdaten kann die Software direkt die enthaltenen XML-Daten verarbeiten. Die OCR-Erkennung, die bei digitalisierten Papierrechnungen zum Einsatz kommt, ist für die Bearbeitung von eRechnungen nicht notwendig.
5. Anschließend werden die eRechnungen geprüft. Dies kann analog oder digital geschehen. Bislang besteht keine Pflicht, eRechnungen digital zu prüfen. Das DATEV-Tool für die Rechnungsprüfung wäre DATEV Belegfreigabe online comfort.
6. Spätestens nach Freigabe der Eingangsrechnungen werden diese in der Finanzbuchhaltung gebucht und für die Zahlung vorbereitet.
7. Falls die Rechnungen bei der Prüfung korrigiert wurden, werden die bezahlten eRechnungen nach der Zahlung ein zweites Mal ins Archiv übertragen, so dass nicht nur das Rechnungsoriginal, sondern auch ein Prüfexemplar archiviert ist.

Für den Rechnungsempfang aus externen Quellen sind unterschiedliche Eingangswege möglich. Zum einen können E-Rechnungen via eMail angenommen werden. Dazu muss lediglich einmal eine Weiterleitung von der für den Rechnungseingang genutzten E-Mail-Adresse (beispielsweise rechnungen@Müller-Bau.de) eingerichtet werden. Daneben sorgen Anbindungen an das bewährte deutsche TRAFFIQX-Netzwerk wie auch an das internationale Peppol-Netzwerk für eine engere Vernetzung mit Geschäftspartnern.

Das eRechnungspostfach empfängt eRechnungen nach der vorgeschriebenen Norm EN 16931. Formate sind hier ZUGFeRD 2.x, XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0. Bei eingehenden eRechnungen gibt das Postfach die Originalrechnung, eventuelle Anlagen und die Visualisierung nach DATEV Unternehmen online oder eine DMS-Software weiter, wo sie GoBD-konform gespeichert und archiviert werden.

eRechnungen schreiben 

Ab 01.01.27 müssen die eigenen Ausgangsrechnungen auch elektronisch versendet werden. Die meisten Betriebe werden eRechnungen über ihre bisher verwendete Software-Lösung schreiben können. Hat der Hersteller dieser Software die neue DATEV-Schnittstelle implementiert, kann der Rechnungsersteller darüber die Daten an die DATEV eRechnungsplattform senden. Dort wird die eRechnung im  gewünschten Format erstellt und an den Empfänger weitergeleitet.

Für Unternehmer, die nur sehr wenige Rechnungen stellen (10-20 Rechnungen pro Jahr), die zudem von geringer Komplexität sind, bietet die DATEV auch hier eine neue Funktion an, die eREchnungsschreibung (Preis: 5 € pro Jahr). Es handelt sich dabei um eine sehr einfache manuelle Weberfassung, die für komplexere Rechnungen in höherer Zahl nicht geeignet ist.

Im Anhang sind die Leistungen und Preise der DATEV-eRechnungslösungen beschrieben sowie der DATEV-Rechnungseingangsprozess grafisch dargestellt.

DATEV_eRechnungen

Grafiken_DATEV_eRechnungen.pdf